作报告时,你说的第一句话是什么?专业人士绝不漏掉这3大重点

职业规划

这篇文章的重点在于厘清开场与前言之间的关系,并说明报告者进行职场报告时,前言的表达方式。


从前言组成看开场白的比例



如果要凸显报告开场白的重要性,我们大可说:好的开始是成功的一半、头过身就过、别让你的报告输在起跑点、报告就该浪费在开场上……但实际上,开场白没那么伟大,它最多只占报告整体叙述的5%。


从结构上来看,报告分为:前言(15%)、内容(70%)、结论(15%)等三大部分,前言可再细分为:开场白、背景叙述、目的说明、大纲导览等四种元素。因此,好的报告开场,不会是成功的一半,最多也仅占5%(前言15%中的1/4)。整体报告、前言、开场白之间的展开关系,请参阅下图。


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职场报告可以忽略开场白


如果你进行的是TED报告、大众演说、业务销售、读书心得分享……在这些场合中,加入一些开场白设计,可以增加观众注意力。但是,当你进行职场报告时(我想90%以上的读者应该属于此种类型),开场白则不见得需要,而且最好能省就省。



职场报告的对象大多是高阶主管,这群人经常是全公司最忙碌的人士(除非你的老板是许文龙类型)。因此,对他们报告时,最好采取单刀直入加上快狠准的方式。上台时,请别说:在今天报告开始之前,先让我说一则故事……


哪些才是前言的重点?


进行职场报告时,开场白并不是必需品,前言的其他三种元素:背景叙述、目的说明、大纲导览,才是所有报告的必说重点。它们的运用方式如下:


一、背景叙述


沟通的共通法则是从大到小、由广而狭。背景叙述主要说明报告的前情提要,也就是导致你必须出现在台上的主要原因。沟通是一趟Why到What的旅程,报告者必须先提供观众一个全景森林(Why)之后,才能导引他们逐步看见树木(What)。


二、目的说明


说完背景叙述之后,报告者必须说明报告目的。在这个阶段,我们不能被「目的」两个字所迷惑。目的说明真正的重点在于产生连联性,也就是从So What观点,提供观众必须关心的聆听动机。当报告者唤醒了观众注意力之后,才能让后续的沟通更加顺利。


三、大纲导览


接续目的说明之后,报告者必须进行大纲导览,说明构成报告内容的主要想法。如同进入游乐园前,必须针对入场旅客发放导览手册,才能在他们的脑海中建立起概念地图,以避免观众迷失于五里雾中。


这是一个主导性的问题


在探讨开场白与前言之间关系这个议题时,其实我们真正想厘清的是报告者主导性的问题。TED报告、大众演说、业务销售、读书心得分享……在这些沟通场合中,报告者都是拥有主导权的,此时使用开场白具有加分效果。


至于那些主导权不在你手上的情境,建议直接跳过开场,但是一定要清楚掌握:背景叙述、目的说明、大纲导览的使用重点。


补充:公式之外的开场方式


说故事、提出问题、引用数字、结合时事、名言名句……这些都是开场白的基本公式,套用它们至少80分。在国内,我最欣赏的开场方式是:大小创意斋姚仁禄先生的「历史上的今天」开场法,我估计他的作法是利用Google查出报告当天曾发生过的历史事件(每天在历史上都曾经发生大事),再将这个历史事件与报告主题进行串连。

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